経費精算システムおすすめ10選！導入メリットと選び方を徹底解説

経費精算システムの導入を検討している企業担当者の方へ。本記事では、経費精算システムの基本的な概要から導入のメリット、選び方、具体的なおすすめシステム10選まで詳しくご紹介します。従来の手作業による経費精算は、多くの時間と手間がかかり、ミスを引き起こしやすいものです。しかし、経費精算システムを活用することで、業務効率化やコスト削減が可能になり、ガバナンスの強化にもつながります。また、クラウド型とオンプレミス型の違いや、外部システムとの連携、料金プランなど、システムを選ぶ際に考慮すべきポイントも解説。さらに、導入手順や運用後の最適化方法についても詳しく説明するので、システム導入に向けた具体的な知識を得ることができます。

1. 経費精算システムとは

企業における経費精算は、社員が業務上支出した費用を申請し、承認を得て、経理部門が処理する一連の流れを指します。従来、このプロセスは紙の領収書や手書きの申請書を用いて行われていましたが、近年ではデジタル化が進み、多くの企業が経費精算システムを導入しています。

1.1 経費精算システムの概要

経費精算システムとは、社員が行った経費の申請から承認、支払い、経理処理までを一元的に管理できるクラウド型またはオンプレミス型のソフトウェアです。このシステムを導入することで、従来の手作業による経費精算業務を自動化し、業務の効率化を図ることができます。

一般的に、経費精算システムには以下のような機能が備わっています。

機能	概要
経費申請	従業員がWEBやアプリを通じて経費申請を行う機能
承認フロー	上司が申請内容を確認し、承認・却下を行うワークフロー管理
経理処理	精算内容を自動で仕訳し、会計システムと連携
領収書管理	領収書の電子データ化と保管、OCR機能による自動入力
モバイル対応	スマートフォンやタブレットからの申請・承認
ICカード・交通費連携	SuicaやPASMOの履歴を取り込み、自動で交通費精算

このような機能を活用することで、企業は経費精算に伴う業務負担を大幅に削減できます。

1.2 手作業の経費精算との違い

従来の手作業の経費精算と、システムを利用した経費精算には、多くの違いがあります。特に、以下の点でメリットが大きく、企業の効率化につながります。

項目	手作業の経費精算	経費精算システム
業務負担	申請・確認・承認などが手動で行われるため、作業工数が多い	自動入力やワークフロー管理で作業時間を大幅に短縮
ミスの発生率	手書き・手計算のため計算ミスや入力ミスが発生しやすい	自動計算、OCR機能でミスを防止
領収書管理	紙の領収書を保管し、紛失のリスクがある	電子保存・OCR機能で管理が容易
承認スピード	紙の回覧が必要なため、承認が遅れることがある	オンラインで即時承認可能
経理処理	仕訳を手作業で行い、ミスが発生しやすい	会計システムと連携し、自動仕訳が可能
コスト	人件費や紙の印刷代がかさむ	ペーパーレス化でコスト削減

以上のように、手作業と比べて経費精算システムを導入すると作業効率が向上し、ミスが減少するだけでなく、ガバナンスの強化にもつながります。

現在、多くの企業が経費精算システムを導入しており、特にDX推進やテレワークの普及に伴い、クラウド型システムの需要が高まっています。例えば、ITmediaの記事によると、クラウド型経費精算システムの市場は年々拡大しており、自動化・効率化を目的とした導入が進んでいることが報告されています。

このように、経費精算システムは単なる便利なツールではなく、企業の経営戦略においても重要な役割を果たす存在になっています。

2. 経費精算システムを導入するメリット

経費精算システムを導入することで、企業の経理業務が大幅に効率化されます。これにより、申請者と経理担当者の負担軽減だけでなく、コスト削減やガバナンス強化などの効果も期待できます。ここでは、経費精算システムの主要なメリットについて詳しく解説します。

2.1 業務効率化と時間削減

従来の紙ベースやExcelを使用した経費精算は、申請・承認・処理の各プロセスが煩雑で、時間がかかる作業となっていました。しかし、経費精算システムを導入することでワークフローが自動化され、申請から承認、会計ソフトへのデータ連携がスムーズに行えます。

2.1.1 ワークフローの自動化

経費精算システムでは、あらかじめ設定された承認フローに基づいて申請が自動的に担当者へ送信されるため、紙の書類を回覧する手間が不要になります。特にリモートワークの普及によって、場所を問わず申請・承認が行える点も大きなメリットです。

2.1.2 申請・承認時間の短縮

システムによっては、スマートフォンアプリから領収書を撮影し、そのままデータとして申請できる機能もあります。この機能を活用することで経費申請にかかる時間を大幅に短縮できます。

2.2 経理処理のミス軽減

経費精算を手作業で行うと、計算ミスや入力ミスが発生しやすくなります。特に手書きの伝票を経理担当が読み取ってデータ入力する場合、読み間違いや転記ミスが増える原因となります。経費精算システムを導入すれば、これらのヒューマンエラーを削減できます。

2.2.1 自動計算機能の活用

経費精算システムには、自動で金額を計算し、不正な請求がないかチェックする機能が備わっています。例えば、交通費の精算時に定期区間を自動で控除する機能があるため、不要な支出を防ぐことができます。

2.2.2 領収書の電子データ化

最近では、OCR（光学文字認識）機能を備えた経費精算システムも登場しており、領収書をスマートフォンで撮影するだけで日付や金額が自動入力されます。これにより、手入力のミスを防ぎ、作業効率を向上させることができます。

2.3 ペーパーレス化とコスト削減

経費精算のデジタル化により、紙の申請書や領収書を保管する必要がなくなり、オフィスのペーパーレス化が進みます。これによって保管スペースの削減だけでなく、印刷費や管理コストの削減が可能になります。

項目	従来の紙ベース	経費精算システム導入後
申請方法	紙の申請書	オンライン申請
承認フロー	回覧・押印	電子承認
コスト	印刷代・保管費用	システム使用料のみ

2.4 ガバナンス強化とコンプライアンス対応

企業の経費管理において、コンプライアンス対応は重要課題の一つです。経費精算システムを導入すると、ルールに基づいた経費申請が可能になり、不正な経費精算を防ぐことができます。

2.4.1 不正防止機能の強化

システムによっては、経費の上限設定や、不正な申請があった場合のアラート通知機能を備えているものがあります。これにより、従業員の不正精算を未然に防ぐことができます。

2.4.2 監査対応の強化

経費データがすべてデジタル化されることで、監査対応が容易になります。監査時に必要なデータをすぐに検索できるため、監査負担の軽減にもつながります。

経費精算システムの導入は、単なる業務の効率化にとどまらず、企業の経費管理を根本から改善し、不透明な処理を排除することにも貢献します。

3. 経費精算システムの選び方

経費精算システムを導入する際には、自社の業務フローや要件に合ったシステムを選定することが重要です。選び方を誤ると、業務効率化が期待できず、コストが無駄になる可能性もあります。ここでは、経費精算システムを選ぶ際に考慮すべきポイントを詳しく解説します。

3.1 導入目的に合った機能の確認

経費精算システムにはさまざまな機能が搭載されていますが、必要な機能が備わっているかどうかを事前に確認することが重要です。例えば、以下のような機能があるかをチェックしましょう。

機能	用途
自動仕訳	経費データを仕訳データに変換し、経理処理を効率化
スマホ対応	外出先でも経費申請・承認が可能
領収書OCR機能	紙の領収書をスキャンし、自動でデータを読み取る
外部システム連携	会計ソフトや給与システムへのデータ連携が可能

これらの機能が導入目的に合致しているかどうか、あらかじめ洗い出しておくことが必要です。

3.2 クラウド型とオンプレミス型の違い

経費精算システムにはクラウド型とオンプレミス型の2つの形態があります。それぞれの違いを理解し、自社の環境に合ったシステムを選びましょう。

種類	特徴	メリット	デメリット
クラウド型	インターネットを利用して提供されるシステム	初期コストが低く、リモートワークに対応しやすい	カスタマイズ性が低い
オンプレミス型	自社サーバーに構築するシステム	カスタマイズ性が高く、セキュリティ管理がしやすい	導入コストが高く、運用負担が大きい

特に中小企業やスタートアップではクラウド型を採用するケースが増えています。一方で、高いセキュリティ基準を求められる金融機関などではオンプレミス型が選ばれることが多いです。

3.3 外部システムとの連携

多くの企業では、すでに会計ソフトや勤怠管理システムなどを導入しています。そのため、新しく導入する経費精算システムが既存のシステムと連携可能かは重要な選定ポイントとなります。

例えば、以下のようなシステムと連携できるかを確認しましょう。

• 会計ソフト（例: マネーフォワード クラウド会計、freee会計）
• 給与計算システム（例: マネーフォワード クラウド給与）
• ERPシステム
• ワークフローシステム

これらのシステムと連携できると、手入力の手間を削減し、経費管理の精度向上が期待できます。

3.4 料金プランとコスト比較

経費精算システムを導入する際には、コストパフォーマンスが重要なポイントとなります。システムによって料金体系が異なるため、自社に最適なプランを選びましょう。

プラン	料金	特徴
無料プラン	0円	基本機能のみ利用可能だが、制約あり
月額固定プラン	数千円〜	料金が明確で予算管理しやすい
ユーザー数課金プラン	1ユーザーあたり数百円〜	従業員数に応じてコストを調整可能
カスタムプラン	要見積もり	大規模企業向けに最適化されたプラン

無料プランを提供しているシステムもありますが、機能制限があるため、小規模事業者向けとなります。大企業の場合、業務負担を減らすために有料プランの導入を検討すると良いでしょう。

3.5 操作性と導入のしやすさ

経費精算システムをスムーズに運用するためには、操作性が優れているかが重要です。従業員が簡単に扱えないと、導入後の定着が進まず、導入の効果が半減してしまいます。

以下のポイントを基準に、操作性を評価すると良いでしょう。

• シンプルな画面設計で直感的に操作できるか
• スマホアプリが提供され、外出先で利用できるか
• 必要な機能がすぐに見つかるか

また、ベンダーが提供するデモ版や無料トライアルを利用し、実際の操作感を確かめることも有効です。

4. 経費精算システムおすすめ10選

経費精算システムは、企業の経理業務を効率化し、コスト削減やコンプライアンス強化を実現する重要なツールです。ここでは、日本国内で人気の高いおすすめの経費精算システム10選を紹介します。それぞれの特徴や料金体系、機能について詳しく解説します。

システム名	特徴	対応プラン	公式サイト
楽楽精算	業界最大手の経費精算システムで、豊富な機能と高いカスタマイズ性が特徴	月額プラン・年額プラン	公式サイト
ジョブカン経費精算	中小企業向けで、コストパフォーマンスに優れた経費精算システム	無料プラン・有料プラン	公式サイト
Concur Expense	グローバル企業の導入実績多数、大企業向けの高機能な経費精算システム	お問い合わせ	公式サイト
マネーフォワード クラウド経費	クラウド会計ソフトとの連携が強みで、スムーズな会計処理が可能	月額プラン	公式サイト
freee経費精算	シンプルな操作性と自動化機能で、成長企業に最適な経費精算システム	年額プラン・月額プラン	公式サイト
HANJO経費	中小企業向けで、手軽に導入できる経費精算システム	月額プラン	公式サイト
Spendia	モバイル対応に優れ、スマートフォンからの経費申請が簡単	月額プラン	公式サイト
Staple	シンプルなデザインと直感的な操作性が特徴	月額プラン	公式サイト
SmartGo Staple	交通費精算に特化し、モバイルSuicaやPASMOと連携可能	月額プラン	公式サイト
経費Bank II	企業の規模を問わず導入可能で、多機能な経費精算システム	お問い合わせ	公式サイト

4.1 1. 楽楽精算

楽楽精算は、経費精算システム市場で圧倒的なシェアを誇るサービスです。豊富な機能を備えつつ、シンプルな操作性を実現しています。ICカードや電子領収書との連携、AIを活用した仕分け自動化など、多くの企業で活用されています。

4.2 2. ジョブカン経費精算

ジョブカン経費精算は、中小企業向けにコストパフォーマンスの高い経費精算システムです。スマホアプリが充実しており、経費申請から承認までスムーズなワークフローを実現します。

4.3 3. Concur Expense

Concur Expenseは、グローバル企業向けの高機能な経費精算システムです。海外出張が多い企業にとって、外貨精算や現地の税制対応が可能な点が強みです。

4.4 4. マネーフォワード クラウド経費

マネーフォワード クラウド経費は、会計ソフトと自動連携し、経理業務の手間を大幅に減らせるクラウド型システムです。

4.5 5. freee経費精算

freee経費精算は、中小企業やスタートアップ向けに最適なクラウド経費精算システムです。

4.6 6. HANJO経費

HANJO経費は、シンプルな操作とわかりやすい画面設計で、小規模企業に人気の経費精算システムです。

4.7 7. Spendia

Spendiaは、スマホで簡単に経費申請が可能なクラウド経費精算システムです。

4.8 8. Staple

Stapleは、UI/UXに優れたデザインで、初めて導入する企業に適しています。

4.9 9. SmartGo Staple

SmartGo Stapleは、交通費精算を効率化する機能を完備した経費精算システムです。

4.10 10. 経費Bank II

経費Bank IIは、規模を問わず導入しやすい経費精算システムで、企業の成長に合わせた拡張が可能です。

5. 経費精算システムの導入手順

経費精算システムを導入することで、手作業による精算業務を効率化し、コスト削減やガバナンス強化を実現できます。しかし、適切に導入プロセスを進めなければ、期待した効果を得られない可能性があります。本章では、スムーズに導入するための具体的な手順を解説します。

5.1 現行の経費精算フローの確認

まず、現在の経費精算の流れを整理し、どの部分に課題があるのかを明確にすることが重要です。以下の点について確認しましょう。

• 経費申請から承認、精算、振込までのプロセス
• 手作業で処理している項目と自動化できる項目の特定
• 頻発するミスや処理の遅延要因の洗い出し

これらを分析することで、経費精算システム導入後にどのような改善が期待できるのかを明確にできます。

5.2 経費精算システムの比較と選定

自社のニーズに適したシステムを選ぶには、機能性やコストを比較することが不可欠です。以下の観点から評価を行いましょう。

選定ポイント	確認内容
必要な機能の有無	電子証憑対応、モバイルアプリ対応、ワークフロー機能 など
導入形態	クラウド型かオンプレミス型か
他システムとの連携	会計ソフトやERPとの連携の可否
導入・運用コスト	初期費用・月額費用・追加費用
ユーザーの使いやすさ	直感的なUI、カスタマイズ性
サポート体制	導入支援や運用後のサポートの充実度

複数の選択肢を比較し、自社に最適な経費精算システムを選定しましょう。

5.3 導入スケジュールの策定

経費精算システムの導入には計画的なスケジュールの策定が不可欠です。以下のフェーズに分けて計画を立てましょう。

• 準備期間（1か月）: システム選定、契約手続き
• 導入期間（2～3か月）: システム設定、運用テスト
• 試験運用期間（1か月）: 社内での試験利用とフィードバック収集
• 本運用開始: 全社的な運用開始

導入時に発生するリスクを最小限にするため、日本生産性本部などのプロジェクト管理手法を参考にするとよいでしょう。

5.4 従業員への使い方の周知

システムを導入しても、従業員が適切に使いこなせなければ、その効果は半減します。そのため、以下の施策を実施しましょう。

• マニュアルやガイドラインの作成
• 研修やワークショップの実施
• 問い合わせ窓口の設置

また、社員が実際に使う際に生じる不明点を早期に解決するため、FAQの作成や動画マニュアルの提供を検討するのも有効です。

5.5 運用後の改善と最適化

システム導入後も、継続的に運用プロセスを改善し、最適化していくことが重要です。以下のプロセスを定期的に実施しましょう。

改善項目	実施内容
利用状況の分析	どの機能がよく使われ、どの機能が使われていないかを把握
ユーザーからのフィードバック収集	定期的なアンケートやヒアリングを実施
システムアップデート	ベンダーが提供する新機能を活用

このように、定期的な見直しと改善を行うことで、経費精算の効率化を維持し続けることができます。

6. 経費精算システムのよくある質問

6.1 小規模な企業でも導入できるか

経費精算システムは小規模企業やスタートアップでも導入可能です。特にクラウド型の経費精算システムは、初期費用を抑えて利用でき、月額料金がリーズナブルなものも多いため、コスト面での負担が少ないのが特徴です。

また、小規模企業向けのプランを用意しているサービスも増えており、業務ボリュームに応じた最適なプランを選択できます。ただし、導入時には必要な機能が備わっているか、操作が簡単かどうかを確認することが重要です。

6.2 スマホ対応しているか

近年の経費精算システムの多くはスマホアプリやモバイル対応のウェブ版を提供しており、外出先でも簡単に経費の申請や承認が可能です。特に、スマホのカメラを利用して領収書を撮影し、自動でデータを取り込める機能があると、申請の手間が大幅に削減できます。

企業が経費精算システムを選ぶ際には、iOSやAndroidに対応しているか、外出先でもストレスなく操作できるかを確認しましょう。また、アプリのUIが直感的であるかどうかも重要なポイントです。

6.3 無料で使える経費精算システムはあるか

無料で使える経費精算システムも存在しますが、多くは利用できる機能に制限があるため、業務に必要な機能を事前に確認する必要があります。

以下に、無料プランがある経費精算システムを比較した表を示します。

システム名	無料プランの特徴	有料版との違い
マネーフォワード クラウド経費	1ユーザーまで無料	有料版ではワークフローや連携機能が充実
freee経費精算	個人事業主向けに無料プランあり	法人向け機能は有料プランのみ
Staple	簡易な経費精算は無料	チーム管理機能は有料

無料プランを利用する場合、業務の成長に伴い有料プランへアップグレードできるかも考慮するとよいでしょう。

6.4 セキュリティ対策は万全か

経費精算システムには企業の財務情報や従業員の経費申請データが含まれるため、高いセキュリティ対策が求められます。

主なセキュリティ対策として、以下のような機能があるかを確認しましょう。

• データの暗号化：通信時・保存時のデータを暗号化して保護
• 二要素認証（2FA）：パスワードだけでなく追加の認証要素を求める
• アクセス権限の管理：管理者のみが特定データへアクセス可能
• ログ監視とレポート機能：不審なアクセスがあれば通知

政府や大手企業が採用しているクラウドサービスは、ISMS（情報セキュリティ管理システム）やSOC2（サービス組織管理基準）などの国際的な認証を取得していることが多いです。導入前にこうした認証があるかを確認しましょう。

セキュリティに関する最新動向や基準については、情報処理推進機構（IPA）のサイトも参考にするとよいでしょう。

7. まとめ

経費精算システムを導入することで、業務の効率化や経理処理のミス削減、ペーパーレス化によるコスト削減が期待できます。また、コンプライアンス対応やガバナンス強化にも寄与し、企業の経費管理をより適正に行うことが可能です。

経費精算システムを選ぶ際には、導入目的に合った機能の確認、クラウド型・オンプレミス型の違い、外部システムとの連携可否、料金プランや導入しやすさなどを考慮することが重要です。企業の規模や業種に最適なシステムを選定することで、最大限の効果を得ることができます。

本記事で紹介した「楽楽精算」「ジョブカン経費精算」「Concur Expense」などのおすすめシステムを参考に、自社に最適な経費精算システムを導入し、業務の効率化を実現しましょう。