販売管理システムとは？種類やメリット、選定のポイントを徹底解説
「販売管理システムって種類が多くて、結局どれを選べばいいか分からない…」とお悩みではありませんか？ 本記事では、クラウド型販売管理システムの基礎知識から、種類、メリット・デメリット、選び方のポイントまで徹底解説します。さらに、企業規模別にFreeeやマネーフォワードクラウド販売管理などの人気おすすめシステムもご紹介します。販売管理システム導入を検討している企業様は、ぜひ本記事を参考にして、自社に最適なシステムを見つけてみてください。
1. クラウド型販売管理システムの基礎知識
1.1 販売管理システムの種類
販売管理システムは、大きく分けて「汎用型」「業種特化型」「特定業務型」「在庫管理不要型」の4つの種類に分けられます。参考資料
1.1.1 汎用型
汎用型販売管理システムは、特定の業種に限定されず、幅広い業種の企業が利用できるシステムです。標準的な販売管理機能を備えており、比較的低価格で導入できるのが特徴です。そのため、中小企業やスタートアップ企業など、幅広い企業に適しています。
1.1.2 業種特化型
業種特化型販売管理システムは、特定の業種に特化した機能を備えたシステムです。例えば、小売業向け、卸売業向け、製造業向けなど、さまざまな業種に特化したシステムがあります。業種特有の業務フローや商習慣に対応しており、業務効率化に効果的です。
1.1.3 特定業務型
特定業務型販売管理システムは、販売管理業務の中でも特定の業務に特化した機能を備えたシステムです。例えば、見積書作成システム、受注管理システム、請求書発行システムなどがあります。特定の業務に特化することで、より効率的な業務遂行が可能になります。
1.1.4 在庫管理不要型
在庫管理不要型販売管理システムは、在庫管理機能を持たないシステムです。サービス業やコンサルティング業など、在庫を持たない企業に適しています。在庫管理機能がない分、シンプルで使いやすく、低価格で導入できるのが特徴です。
1.2 クラウド型とオンプレミス型の比較
販売管理システムには、導入形態によって「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類があります。それぞれの特徴を理解した上で、自社のニーズに合った導入形態を選択することが重要です。
| 項目 | クラウド型 | オンプレミス型 |
|---|---|---|
| 導入コスト | 低い | 高い |
| 運用コスト | 月額料金制 | サーバー管理費、保守費用など |
| 導入期間 | 短い | 長い |
| カスタマイズ性 | 低い | 高い |
| セキュリティ | 高い | 自社で管理 |
| メンテナンス | ベンダーが担当 | 自社で担当 |
| アクセス性 | インターネット環境があればどこからでもアクセス可能 | 社内ネットワークからのみアクセス可能 |
クラウド型は、インターネット経由でサービスを利用する形態です。初期費用が低く、導入期間も短いため、手軽に販売管理システムを導入したい企業におすすめです。また、セキュリティやメンテナンスはベンダーが担当するため、運用負荷が低いのもメリットです。ただし、カスタマイズ性が低い点がデメリットとなります。
オンプレミス型は、自社のサーバーにシステムをインストールして利用する形態です。初期費用は高いですが、自社のニーズに合わせて自由にカスタマイズできるのがメリットです。また、セキュリティレベルを自社で設定できるため、機密性の高い情報を扱う企業に適しています。ただし、サーバー管理やメンテナンスを自社で行う必要があるため、運用負荷が高い点がデメリットとなります。
1.3 クラウド型販売管理システムのメリット・デメリット
1.3.1 メリット
- 低コストで導入できる
- 導入期間が短い
- メンテナンスが不要
- セキュリティレベルが高い
- 場所を選ばずにアクセスできる
- 最新バージョンを常に利用できる
1.3.2 デメリット
- カスタマイズ性が低い
- インターネット環境が必要
- データの保管場所が外部になる
2. クラウド型販売管理システムの選び方
2.1 必要な機能を明確にする
販売管理システムには、様々な機能があります。自社に必要な機能を明確にすることで、最適なシステムを選ぶことができます。 必要な機能を検討する際には、以下の点を考慮しましょう。
2.1.1 業務フローの可視化
- 見積書作成
- 受注管理
- 売上管理
- 請求書発行
- 入金管理
- 在庫管理
- 発注管理
2.1.2 必要な機能を洗い出す
上記のような業務フローを洗い出し、自社の業務において特に重要な工程や、現在手作業で行っている工程などを明確化します。その上で、それらの工程を効率化するために必要な機能をリストアップします。例えば、見積書作成を効率化したい場合は、見積書作成機能やテンプレート機能などが挙げられます。
2.1.3 将来的な拡張性
現在の業務に必要な機能だけでなく、将来的な事業拡大や業務の変化も考慮に入れて、拡張性のあるシステムを選ぶことも重要です。例えば、将来的に海外展開を予定している場合は、多言語対応や多通貨対応の機能が必要になるかもしれません。また、顧客管理機能やマーケティングオートメーション機能など、将来的に必要となる可能性のある機能も検討しておくと良いでしょう。
2.2 規模や業種に合ったシステムを選ぶ
販売管理システムは、企業の規模や業種によって、最適なものが異なります。中小企業向けのシステム、大企業向けのシステム、特定の業種に特化したシステムなど、様々な種類があります。 自社の規模や業種に合ったシステムを選ぶことで、導入コストを抑え、必要な機能を効率的に活用することができます。
2.2.1 企業規模
- 中小企業：比較的低価格で導入できるクラウド型のシステムが人気です。機能もシンプルで使いやすく、導入しやすいのが特徴です。
- 大企業：複雑な業務に対応できる、高機能なシステムが必要となります。オンプレミス型や、クラウド型でも大企業向けプランなどが提供されています。
2.2.2 業種
- 製造業：生産管理システムとの連携が重要になります。
- 卸売業：受発注管理や在庫管理の機能が充実しているシステムが求められます。
- 小売業：POSレジとの連携が必須となります。
上記はあくまで一例であり、業種によって必要な機能は異なります。 自社の業種特有の要件を考慮し、最適なシステムを選びましょう。
2.3 費用とサポート体制をチェックする
販売管理システムを導入する際には、費用とサポート体制も重要な選定ポイントです。 費用面では、初期費用だけでなく、月額費用や年間費用、ユーザー数に応じた費用なども考慮する必要があります。また、サポート体制も、電話サポート、メールサポート、FAQ、マニュアルなどの充実度を確認しましょう。
2.3.1 費用
- 初期費用：システムの導入にかかる費用です。クラウド型の場合、初期費用が無料または低額な場合が多いですが、オンプレミス型の場合は、サーバーなどのハードウェア費用や、システムのインストール費用などが発生します。
- 月額費用/年間費用：システムの利用料です。クラウド型の場合、月額費用または年間費用が発生します。ユーザー数や利用機能によって費用が変動する場合もあります。
- その他費用：システムのカスタマイズ費用や、データ移行費用、トレーニング費用などが発生する場合があります。
2.3.2 サポート体制
- 電話サポート：電話で問い合わせができるサポート体制です。営業時間や対応言語などを確認しましょう。
- メールサポート：メールで問い合わせができるサポート体制です。対応時間や対応言語などを確認しましょう。
- FAQ：よくある質問とその回答をまとめたページです。導入前に確認しておくと、疑問を解決できる場合があります。
- マニュアル：システムの使い方を解説した資料です。導入後に操作方法などを確認する際に役立ちます。
サポート体制が充実しているシステムを選ぶことで、導入後のトラブルや疑問をスムーズに解決することができます。
2.4 セキュリティ対策を確認する
販売管理システムには、顧客情報や売上情報など、重要なデータが蓄積されます。そのため、セキュリティ対策は非常に重要です。システムを選ぶ際には、以下のセキュリティ対策がされているかを確認しましょう。
2.4.1 アクセス権限の設定
ユーザーごとにアクセス権限を設定できる機能です。権限のないユーザーが重要なデータにアクセスできないようにすることで、情報漏えいを防ぎます。 例えば、一般社員は顧客情報の一部のみ閲覧可能、管理者はすべての顧客情報と売上情報を閲覧・編集可能、といった設定が可能です。
2.4.2 データの暗号化
データの暗号化は、万が一データが漏えいした場合でも、内容を解読できないようにする対策です。 データの保存時や通信時に暗号化を行うことで、セキュリティレベルを高めることができます。
2.4.3 システムの脆弱性対策
システムの脆弱性対策は、システムのセキュリティホールを突いた攻撃を防ぐための対策です。 システムのセキュリティパッチを定期的に適用することで、最新のセキュリティ対策を維持することができます。
2.4.4 データバックアップ
データバックアップは、万が一システムに障害が発生した場合でも、データを復旧できるようにするための対策です。 定期的にデータをバックアップし、安全な場所に保管しておくことが重要です。
これらのセキュリティ対策がしっかりとしているシステムを選ぶことで、安心して販売管理システムを利用することができます。 また、ISO27001やプライバシーマークなどのセキュリティ認証を取得しているシステムも、セキュリティ対策が充実している証と言えるでしょう。
販売管理システムを選ぶ際には、機能、規模、費用、サポート体制、セキュリティ対策など、様々な要素を総合的に判断することが重要です。 複数のシステムを比較検討し、自社にとって最適なシステムを選びましょう。
3. 人気のおすすめクラウド型販売管理システム
3.1 中小企業向けおすすめシステム
3.1.1 楽々販売
- 株式会社ラクスが提供するクラウド型の販売管理システムです。
- 見積書作成、受注管理、売上管理、請求書発行など、販売管理に必要な機能が網羅されています。
- シンプルな操作画面で、ITに不慣れな方でも簡単に使いこなせる点が特徴です。
- 30日間の無料トライアルが用意されているので、気軽に試すことができます。
- 料金プランは、ユーザー数や機能によって異なりますが、月額60,000円から利用可能です。
- 楽々販売
3.1.2 freee販売
- freee株式会社が提供するクラウド型の販売管理システムです。
- 見積書作成、受注管理、売上管理、請求書発行、入金管理など、販売管理に必要な機能が網羅されています。
- freee会計との連携が seamless で、会計処理を自動化できる点が特徴です。
- 14日間の無料トライアルが用意されているので、気軽に試すことができます。
- 料金プランは、ユーザー数や機能によって異なりますが、月額19,800円から利用可能です。
- freee販売
3.1.3 弥生販売
- 弥生株式会社が提供するクラウド型の販売管理システムです。
- 見積書作成、受注管理、売上管理、請求書発行、在庫管理など、販売管理に必要な機能が網羅されています。
- 弥生会計との連携が seamless で、会計処理を自動化できる点が特徴です。
- 30日間の無料トライアルが用意されているので、気軽に試すことができます。
- 料金プランは、ユーザー数や機能によって異なりますが、月額8,365円から利用可能です。
- 弥生販売
3.2 大企業向けおすすめシステム
3.2.1 SAP S/4HANA Sales
- SAP SE が提供する、大企業向けのクラウド型販売管理システムです。
- 見積書作成、受注管理、売上管理、請求書発行、顧客管理、販売予測など、多岐にわたる機能が搭載されています。
- AI や機械学習を活用した高度な分析機能が特徴です。
- グローバル展開している企業にも対応しており、多言語、多通貨に対応しています。
- 料金は、ユーザー数や機能によって異なります。
- SAP S/4HANA Sales
3.2.2 Oracle Sales Cloud
- オラクル株式会社が提供する、大企業向けのクラウド型販売管理システムです。
- 営業活動の効率化、顧客エンゲージメントの向上、売上予測の精度向上などを支援する機能が搭載されています。
- モバイル対応が充実しており、外出先でも簡単に顧客情報や案件情報にアクセスできます。
- ソーシャルメディア連携機能により、顧客とのコミュニケーションを強化できます。
- 料金は、ユーザー数や機能によって異なります。
- Oracle Sales Cloud
3.2.3 Microsoft Dynamics 365 Sales
- マイクロソフトが提供する、大企業向けのクラウド型販売管理システムです。
- 営業活動の自動化、顧客との関係構築、売上予測の精度向上などを支援する機能が搭載されています。
- Microsoft Office 365 との連携が seamless で、業務効率を向上できます。
- AI を活用したインサイトの提供により、営業活動を最適化できます。
- 料金は、ユーザー数や機能によって異なります。
- Microsoft Dynamics 365 Sales
3.3 無料のクラウド型販売管理システム
3.3.1 フリーウェイ販売管理
- 株式会社フリーウェイが提供する、完全無料のクラウド型販売管理システムです。
- 見積書作成、受注管理、売上管理、請求書発行など、基本的な販売管理機能が無料で利用できます。
- ユーザー数やデータ件数に制限はありますが、小規模事業者や個人事業主であれば十分に活用できます。
- フリーウェイ販売管理
3.3.2 Zoho CRM
- Zoho Corporation が提供する、クラウド型の顧客関係管理（CRM）システムです。
- 無料プランでは、最大3ユーザーまで利用可能で、リード管理、取引先管理、案件管理などの機能が利用できます。
- 販売管理システムとしての機能は限定的ですが、CRM を導入して顧客管理を強化したいという方にはおすすめです。
- Zoho CRM
3.3.3 HubSpot CRM
- HubSpot, Inc. が提供する、クラウド型の顧客関係管理（CRM）システムです。
- 無料プランでは、無制限のユーザー数で利用可能で、連絡先管理、企業管理、取引管理、タスク管理などの機能が利用できます。
- 販売管理システムとしての機能は限定的ですが、CRM を導入して顧客管理を強化したいという方にはおすすめです。
- HubSpot CRM
3.4 機能比較表
| システム名 | 見積書作成 | 受注管理 | 売上管理 | 請求書発行 | 在庫管理 | 顧客管理 | 会計連携 | モバイル対応 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 楽々販売 | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ |
| freee販売 | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ |
| 弥生販売 | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ |
| SAP S/4HANA Sales | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ |
| Oracle Sales Cloud | ○ | ○ | ○ | ○ | △ | ○ | ○ | ○ |
| Microsoft Dynamics 365 Sales | ○ | ○ | ○ | ○ | △ | ○ | ○ | ○ |
| フリーウェイ販売管理 | ○ | ○ | ○ | ○ | × | △ | × | × |
| Zoho CRM | △ | △ | △ | △ | × | ○ | ○ | ○ |
| HubSpot CRM | △ | △ | △ | △ | × | ○ | ○ | ○ |
※ ○：機能あり、△：機能限定的、×：機能なし
4. 販売管理システム導入の成功事例
4.1 事例1：業務効率化を実現
4.1.1 株式会社イシダ
株式会社イシダは、包装機械・検査機械のリーディングカンパニーです。同社は、従来、販売管理システムをオンプレミス型で運用していましたが、システムの老朽化や、部門ごとに異なるシステムを使用していたことによる非効率性が課題となっていました。そこで、クラウド型販売管理システム「Oracle Sales Cloud」を導入しました。引用元：日本オラクル株式会社
Oracle Sales Cloud導入により、以下の効果を実現しました。
- 4.2 情報の一元化これまで、営業部門、サービス部門、マーケティング部門など、部門ごとに異なるシステムを使用していましたが、Oracle Sales Cloudを導入することで、すべての情報を一元管理できるようになりました。これにより、情報共有がスムーズになり、業務効率が大幅に向上しました。
- 4.3 業務プロセスの可視化Oracle Sales Cloudは、業務プロセスを可視化する機能が充実しています。この機能を活用することで、業務の進捗状況やボトルネックを把握できるようになり、業務改善を効率的に進めることができるようになりました。
- 4.4 モバイル対応Oracle Sales Cloudは、スマートフォンやタブレット端末からもアクセスできます。そのため、外出先でも顧客情報や見積もり情報を確認できるようになり、営業活動の効率化に繋がりました。
株式会社イシダは、Oracle Sales Cloudの導入により、業務効率化、コスト削減、顧客満足度向上を実現しました。同社は、今後もOracle Sales Cloudを活用し、さらなる業務効率化を目指していくとしています。
4.5 事例2：コスト削減に成功
4.5.1 株式会社三陽商会
株式会社三陽商会は、アパレルメーカーです。同社は、従来、販売管理システムをオンプレミス型で運用していましたが、システムの維持管理費やサーバー費用などのコストが課題となっていました。そこで、クラウド型販売管理システム「SAP S/4HANA Cloud」を導入しました。引用元：SAPジャパン株式会社
SAP S/4HANA Cloud導入により、以下の効果を実現しました。
- 4.6 システム運用コストの削減クラウド型販売管理システムに移行することで、サーバー費用やシステムの維持管理費を大幅に削減することができました。また、システムのバージョンアップも自動で行われるため、バージョンアップにかかる費用や手間も削減できました。
- 4.7 業務の標準化SAP S/4HANA Cloudは、ベストプラクティスに基づいた業務プロセスが組み込まれています。この業務プロセスを導入することで、業務の標準化を進めることができ、業務効率の向上に繋がりました。
- 4.8 リアルタイムなデータ分析SAP S/4HANA Cloudは、リアルタイムなデータ分析が可能です。この機能を活用することで、販売状況や在庫状況をリアルタイムに把握できるようになり、迅速な意思決定に役立ちました。
株式会社三陽商会は、SAP S/4HANA Cloudの導入により、コスト削減、業務効率化、経営の見える化を実現しました。同社は、今後もSAP S/4HANA Cloudを活用し、さらなる経営効率の向上を目指していくとしています。
4.9 事例3：顧客満足度を向上
4.9.1 株式会社良品計画
株式会社良品計画は、「無印良品」を展開する小売企業です。同社は、従来、販売管理システムをオンプレミス型で運用していましたが、顧客情報の一元管理ができておらず、顧客満足度の向上が課題となっていました。そこで、クラウド型販売管理システム「Salesforce Sales Cloud」を導入しました。引用元：株式会社セールスフォース・ジャパン
Salesforce Sales Cloud導入により、以下の効果を実現しました。
- 4.10 顧客情報の一元管理Salesforce Sales Cloudを導入することで、顧客情報、購買履歴、問い合わせ履歴など、すべての顧客情報を一元管理できるようになりました。これにより、顧客一人ひとりに最適なサービスを提供できるようになり、顧客満足度が向上しました。
- 4.11 顧客とのコミュニケーション強化Salesforce Sales Cloudは、メールやチャットなど、顧客とのコミュニケーションを強化する機能が充実しています。この機能を活用することで、顧客との接点を増やし、顧客との関係を強化することができました。
- 4.12 マーケティング活動の効率化Salesforce Sales Cloudは、マーケティングオートメーション機能を搭載しています。この機能を活用することで、顧客セグメントに応じたメール配信やキャンペーンを実施できるようになり、マーケティング活動の効率化に繋がりました。
株式会社良品計画は、Salesforce Sales Cloudの導入により、顧客満足度向上、顧客との関係強化、マーケティング活動の効率化を実現しました。同社は、今後もSalesforce Sales Cloudを活用し、顧客とのエンゲージメントを高めていくとしています。
5. 販売管理システム導入時の注意点
販売管理システムを導入する際は、以下の点に注意することが重要です。
- 5.1 自社の業務プロセスに合ったシステムを選ぶ販売管理システムには、さまざまな機能があります。自社の業務プロセスに合った機能を備えたシステムを選ぶことが重要です。そのためには、事前に自社の業務プロセスを分析し、必要な機能を明確にしておく必要があります。
- 5.2 導入コストだけでなく、運用コストも考慮する販売管理システムを導入する際には、導入コストだけでなく、運用コストも考慮する必要があります。運用コストには、システムの保守費用、サーバー費用、サポート費用などが含まれます。長期的な視点でコストを比較検討することが重要です。
- 5.3 従業員への教育を徹底する販売管理システムを導入しても、従業員が使いこなせなければ意味がありません。導入前に従業員への教育を徹底し、システムをスムーズに運用できるようにする必要があります。
これらの点に注意することで、販売管理システムを効果的に導入し、業務効率化、コスト削減、顧客満足度向上を実現することができます。
6. クラウド型販売管理システム導入時の注意点
クラウド型販売管理システムは、導入コストが低く、手軽に始められるというメリットがある一方で、いくつかの注意点があります。導入前にこれらの注意点を理解しておくことで、システム導入後のトラブルや課題を未然に防ぐことができます。
6.1 データ移行とシステム連携
6.1.1 既存データの移行
クラウド型販売管理システムを導入する際には、既存の販売管理システムやExcelなどで管理しているデータを新しいシステムに移行する必要があります。データ移行は、システム導入における重要なプロセスの一つであり、スムーズな移行がシステム導入全体の成功を左右すると言っても過言ではありません。データ移行を成功させるためには、以下のポイントを考慮する必要があります。
- 6.2 移行するデータの範囲と形式まず、どのデータを新しいシステムに移行する必要があるのかを明確にしましょう。顧客情報、商品情報、売上データ、在庫データなど、必要なデータを洗い出し、それぞれのデータ形式を確認します。CSV、Excel、データベースなど、データ形式によって移行方法が異なる場合があります。
- 6.3 データクレンジング既存データに重複や誤りがないかを確認し、必要に応じて修正を行いましょう。データの品質は、システムの精度や分析結果に直接影響するため、正確なデータクレンジングが重要です。データクレンジングツールを利用したり、手作業で修正したりする方法があります。
- 6.4 移行方法の選択データ移行の方法には、手動でデータをインポートする方法、システム間で自動的にデータ連携する方法、データ移行ツールを利用する方法などがあります。データ量やシステムの仕様、予算などを考慮して、最適な方法を選びましょう。自動連携が可能な場合は、効率的かつ正確なデータ移行が期待できます。
- 6.5 テストと検証データ移行が完了したら、必ずテストを行い、データが正しく移行されているかを確認しましょう。サンプルデータを移行して確認したり、移行後のデータと既存データを比較したりすることで、問題点を早期に発見することができます。テスト段階で問題が見つかった場合は、修正を行い、再度テストを実施します。
6.5.1 他システムとの連携
クラウド型販売管理システムは、他のシステムと連携させることで、より効率的な業務運用を実現できます。例えば、会計ソフト、ECサイト、在庫管理システムなどとの連携が考えられます。システム連携をスムーズに行うためには、以下のポイントを押さえておく必要があります。
- 6.6 連携可能なシステムの確認導入を検討しているクラウド型販売管理システムが、連携したい他のシステムに対応しているかを確認しましょう。API連携、ファイル連携など、連携方法も確認しておく必要があります。システムによっては、連携可能なシステムが限定されている場合もあるため、事前に確認することが重要です。
- 6.7 データ形式の互換性連携するシステム間でデータ形式が一致しているかを確認しましょう。データ形式が異なる場合は、変換作業が必要になります。CSV、XML、JSONなど、様々なデータ形式が存在するため、互換性を確認しておくことが重要です。
- 6.8 API連携の仕様確認API連携を行う場合は、APIの仕様書を確認し、連携に必要な情報を把握しましょう。APIキー、エンドポイント、リクエスト/レスポンス形式など、技術的な知識が必要となる場合があります。開発者向けドキュメントなどを参考に、連携方法を理解する必要があります。
- 6.9 セキュリティ対策システム連携を行う際には、セキュリティ対策も重要です。データの暗号化、アクセス権限の設定など、適切なセキュリティ対策を講じることで、情報漏えいや不正アクセスを防ぐことができます。連携するシステム間でセキュリティレベルを合わせたり、セキュリティ対策ソフトを導入したりするなどの対策が必要です。
6.10 従業員への教育とサポート
6.10.1 導入前のトレーニング
クラウド型販売管理システムを導入する際には、従業員が新しいシステムをスムーズに使えるように、導入前のトレーニングが不可欠です。トレーニングは、システムの機能や操作方法を理解するだけでなく、システム導入の目的やメリットを共有する機会にもなります。効果的なトレーニングを実施するためには、以下のポイントを考慮しましょう。
- 6.11 対象者別のトレーニング内容システムを利用する従業員の役割やスキルレベルに合わせて、トレーニング内容をカスタマイズしましょう。管理者向けのトレーニングでは、システム設定や権限管理などを重点的に、一般ユーザー向けのトレーニングでは、基本的な操作方法やデータ入力方法などを中心に آموزش دهید. 部署やチームごとにトレーニング内容を調整することで、より効果的な学習を促進できます。
- 6.12 実践的なトレーニング座学だけでなく、実際にシステムを操作する演習を取り入れることで、従業員の理解度を高めましょう。サンプルデータを用いた入力練習、レポート作成演習など、実践的な内容にすることで、実際の業務に近い形でシステムを体験できます。また、グループワークやロールプレイングなど、従業員同士が協力しながら学ぶ形式も効果的です。
- 6.13 分かりやすい資料とマニュアルトレーニング資料や操作マニュアルは、分かりやすく簡潔に作成しましょう。図解やスクリーンショットを効果的に利用することで、視覚的に理解しやすくなります。また、用語集やFAQなどを用意しておくと、従業員が疑問点を解消しやすくなります。オンラインマニュアルや動画チュートリアルなども活用することで、従業員がいつでも必要な情報にアクセスできる環境を整えましょう。
- 6.14 質疑応答の時間を設けるトレーニング時間内に質疑応答の時間を設け、従業員からの質問に答えましょう。疑問点を解消することで、システムへの理解度を高め、導入後のスムーズな運用につなげることができます。また、トレーニング後のフォローアップ体制を整えておくことも重要です。ヘルプデスクやオンラインフォーラムなどを活用することで、従業員がいつでもサポートを受けられるようにしましょう。
6.14.1 継続的なサポート
システム導入後も、従業員がシステムを使いこなせるように、継続的なサポートを提供することが重要です。継続的なサポートは、従業員のシステムへの理解度を高め、業務効率の向上に貢献します。効果的なサポート体制を構築するためには、以下のポイントを考慮しましょう。
- 6.15 ヘルプデスクの設置システムに関する質問やトラブルに対応するヘルプデスクを設置しましょう。電話、メール、チャットなど、複数の問い合わせ方法を用意することで、従業員が状況に応じて最適な方法で問い合わせることができます。また、問い合わせ対応の履歴を管理することで、過去の事例を参考に迅速な対応が可能になります。
- 6.16 FAQやマニュアルの充実よくある質問とその回答をまとめたFAQページや、システム操作方法を解説したマニュアルを充実させましょう。オンラインでアクセスできる形式にすることで、従業員がいつでも必要な情報を入手できます。また、定期的に内容を更新することで、最新の情報が反映された状態を保ちましょう。
- 6.17 定期的な研修の実施システムのアップデートや新機能の追加に合わせて、定期的な研修を実施しましょう。従業員のスキルアップを図るだけでなく、システムの活用方法を見直す機会にもなります。また、従業員からのフィードバックを収集することで、システム改善に役立てることができます。
- 6.18 ユーザーコミュニティの活用同じシステムを利用しているユーザー同士が情報交換できるオンラインコミュニティを活用しましょう。従業員同士が互いに助け合うことで、問題解決を促進することができます。また、メーカーが主催するユーザーフォーラムなどに参加することで、最新情報や活用事例などを得ることができます。
6.19 セキュリティリスクへの対策
6.19.1 アクセス権限管理
クラウド型販売管理システムは、インターネット経由でアクセスするため、セキュリティ対策が非常に重要です。特に、アクセス権限管理は、情報漏えいや不正アクセスを防ぐための重要な要素となります。アクセス権限管理を適切に行うためには、以下のポイントを考慮する必要があります。
- 6.20 役割に応じたアクセス権限の設定従業員の役割に応じて、アクセスできる情報や機能を制限しましょう。管理者、営業担当、経理担当など、それぞれの役割に必要な権限のみを付与することで、不要なアクセスを防ぐことができます。例えば、営業担当には顧客情報へのアクセス権限を与え、経理担当には売上データへのアクセス権限を与えるなど、役割に応じた権限設定が必要です。
- 6.21 多要素認証の導入パスワードだけでなく、スマートフォンへのワンタイムパスワード送信や生体認証など、複数の認証要素を組み合わせることで、セキュリティ強度を高めましょう。多要素認証は、パスワードが盗まれた場合でも、不正アクセスを防ぐ効果があります。クラウド型販売管理システムによっては、多要素認証機能が標準で搭載されている場合もあります。
- 6.22 アクセスログの監視誰がいつどの情報にアクセスしたかを記録するアクセスログを定期的に監視しましょう。不正アクセスの早期発見や、システム利用状況の分析に役立ちます。アクセスログは、日時、ユーザーID、アクセス先などの情報が記録されます。不審なアクセスがないか、定期的に確認することが重要です。
- 6.23 パスワードポリシーの強化従業員が使用するパスワードの強度を高めるために、パスワードポリシーを強化しましょう。一定の長さ以上のパスワード、英数字と記号の組み合わせなど、複雑なパスワードを設定することを義務付けることで、パスワード cracking を防ぐ効果があります。また、定期的なパスワード変更を促すことも重要です。
6.23.1 データの暗号化
クラウド型販売管理システムに保存されるデータは、暗号化することで、情報漏えいリスクを低減できます。暗号化は、データを第三者が解読できない形式に変換する技術です。データの暗号化には、以下の方法があります。
- 6.24 保存データの暗号化クラウドサーバーに保存されているデータを暗号化することで、サーバーへの不正アクセスがあった場合でも、データの内容が保護されます。データベースの暗号化機能を利用したり、ディスク全体の暗号化を行う方法があります。
- 6.25 通信データの暗号化クラウド型販売管理システムと端末間の通信データを暗号化することで、通信経路における盗聴や改ざんを防ぎます。SSL/TLSなどの暗号化通信プロトコルを利用することで、安全なデータ通信を実現できます。
データの暗号化は、セキュリティ対策の基本であり、クラウド型販売管理システムを選ぶ際には、暗号化機能の有無を確認することが重要です。また、暗号化キーの管理も重要であり、適切な管理体制を構築する必要があります。
6.25.1 セキュリティ監査
クラウド型販売管理システムのセキュリティレベルを定期的に評価するために、セキュリティ監査を実施することが重要です。セキュリティ監査は、システムの脆弱性を洗い出し、改善策を検討するプロセスです。セキュリティ監査には、以下の種類があります。
- 6.26 脆弱性診断システムのセキュリティ上の弱点を見つけ出すために、専門のセキュリティ会社に依頼して脆弱性診断を実施する方法があります。脆弱性診断では、システムに侵入を試みたり、セキュリティ設定を検査したりすることで、潜在的なリスクを洗い出します。
- 6.27 第三者機関による認証セキュリティに関する国際標準規格であるISO27001などの認証を取得しているクラウドサービスを選ぶことで、一定のセキュリティレベルを確保できます。第三者機関による認証は、客観的な評価基準に基づいて行われるため、信頼性が高いと言えます。
セキュリティ監査の実施や認証取得状況を確認することで、クラウド型販売管理システムのセキュリティレベルを評価し、安心して利用できるサービスを選ぶことができます。また、セキュリティに関する最新情報や脅威情報を入手し、常にセキュリティ対策をアップデートしていくことが重要です。セキュリティ対策は、導入時だけでなく、運用中も継続的に見直し、改善していく必要があります。
これらの注意点を踏まえ、自社のニーズに合ったクラウド型販売管理システムを選び、適切な導入と運用を行うことで、業務効率の向上、コスト削減、顧客満足度の向上を実現することができます。クラウド型販売管理システムの導入は、ビジネスの成長を促進するための重要な投資と言えるでしょう。導入前にしっかりと準備を行い、成功につなげましょう。
参考資料:
販売管理システムとは？種類や機能、メリット・デメリット、選び方、導入事例を紹介
7. まとめ
ここまで、販売管理システムの概要から種類、メリット・デメリット、選び方、導入時の注意点まで解説してきました。 クラウド型販売管理システムは、従来のオンプレミス型に比べて、低コストで導入でき、場所を選ばずに利用できるなど、多くのメリットがあります。 そのため、業務効率化やコスト削減、顧客満足度向上を目指す企業にとって非常に有効なツールと言えるでしょう。
販売管理システムの導入を検討する際は、自社の課題やニーズを明確にした上で、最適なシステムを選び出すことが重要です。 本記事を参考に、ぜひ自社に合った販売管理システムを見つけてみてください。
Categorised in: コラム
