人事労務の効率化術｜クラウドサービス・弥生給与で変わる管理業務

現代企業において「人事労務管理」の効率化は、働き方改革や法令遵守、従業員満足度向上の観点から極めて重要なテーマとなっています。しかし、紙ベースや手作業による非効率な運用、たび重なる法改正や社会保険関連業務、複雑な給与計算・勤怠管理に伴うミスリスクなど、多くの企業が人事労務業務に課題を抱えています。本記事では、人事労務の基礎から管理業務の現状と課題、クラウドサービスによる最新の改善策、特に「弥生給与」を活用した自動化や効率化まで、体系的かつ具体的に解説します。さらに、サービス選定の比較ポイントや業務の見直し・導入ステップ、実際に活用している企業事例もご紹介。人事労務業務を抜本的に改善し、生産性向上やコンプライアンス遵守を実現したい経営者・実務担当者の方へ、最適なクラウドサービス選びと運用のコツが分かる内容です。この記事を読むことで、「人事労務管理の効率化と業績向上」を実現するための具体的な道筋が見えてきます。

1. 人事労務とは何かとその役割

人事労務とは、企業における「人」に関する管理業務全般を指し、人材の採用から退職までの一連のプロセスや、従業員の勤怠管理・給与計算・社会保険手続き・評価制度の運用など幅広い領域を含みます。組織の成長や安定経営を支えるために、人事と労務の両側面から柔軟かつ適正な対応が求められる基幹業務です。

1.1 人事と労務の違い・関係性

「人事」とは、主に従業員の採用・配置・評価・育成など、戦略的な人材マネジメントを担う領域です。一方「労務」は、雇用契約・労働条件の管理や、勤怠・給与・就業規則・社会保険など、法律や規則にもとづいた運用管理を指します。実際の企業運営では、人事と労務それぞれの視点が密接に結びつき、従業員と企業双方の満足と生産性向上に直結する役割を担います。

1.2 人事労務担当者が果たす業務領域

主な業務領域	具体的な仕事内容
採用・退職管理	採用計画の策定・求人活動・面接・内定・入社手続き・退職手続き
労働契約・規程管理	雇用契約書作成・就業規則や諸規程の整備・規程改定
勤怠・給与計算	出勤・退勤や残業・有給休暇の管理、給与・賞与計算
社会保険・福利厚生	社会保険や労働保険の手続き、福利厚生制度の運営
人材評価・人事考課	人事評価制度の運用・昇給昇格・表彰に関する管理
法改正・コンプライアンス対応	労働基準法・社会保険関連法改正に合わせた対応

1.3 人事労務がさらに重視される背景

近年では、働き方改革、少子高齢化による人材不足、多様な雇用形態・リモートワークの拡大など、企業を取り巻く環境が急速に変化しています。その中で人事労務部門は、従業員エンゲージメントの向上や、法令順守・SDGs推進・ダイバーシティ推進など、社会的責任も含めた多岐にわたる役割を担い、企業価値の向上に貢献しています。

1.4 信頼性の高い人事労務情報の参照先

人事労務に関する最新情報や法改正は、厚生労働省：労働関係情報や各都道府県の労働局など、信頼性の高い公的機関のサイトで確認することが推奨されます。

2. 管理業務の現状と従来の課題

2.1 紙ベース・手作業による非効率問題

現在多くの中小企業や一部の大企業では、人事労務管理が依然として紙ベースやExcelなどの手作業で行われているケースが多く見られます。例えば、勤怠記録はタイムカードで管理され、給与明細も手作業で作成・配布されるため、入力ミスや集計漏れ、膨大な書類管理に多くの時間と労力が費やされています。さらに、記録の保存・保管にスペースやコストがかかり、過去データの検索や証憑確認も非常に手間がかかります。このようなアナログ運用は、業務全体の生産性低下の要因ともなっています。

2.2 法改正や社会保険への対応業務の難しさ

人事労務に関連する法令（労働基準法、労働安全衛生法、社会保険・労働保険関連法等）は、頻繁に改正されています。その都度適切な対応や運用ルールの見直しが求められますが、情報のキャッチアップや計算方法の変更、帳票の様式変更などが複雑で、現場担当者の負担が大きいのが現状です。特に社会保険や所得税関連の改正は、賃金計算・申告などの実務に直結し、手作業のまま運用していると、誤記・漏れ・遅延といったリスクも高まります。

2.3 従業員情報や給与計算・勤怠管理のミスリスク

従業員データ（氏名・住所・扶養控除・入退社情報等）の管理や、勤怠計算・残業手当・有給処理・給与額の決定などのプロセスを手動で実施している場合、入力ミスや計算間違い、データの二重管理が起こりやすくなります。また、個人情報の漏洩や紛失リスクも高まります。適切な管理が行われていないと、賃金の過不足だけでなく、社会保険料や税額の誤徴収・過少徴収が発生し、企業の信用や労働環境を損ねるリスクがあります。特に近年はマイナンバー管理の厳格化も進んでおり、人事労務担当者への負担が増大しています。

課題項目	影響・問題点	主な発生要因
紙・手作業による管理	ミス・漏れ発生、管理工数増大、業務停滞	紙書類管理、Excel手入力、部署間の情報連携不足
法改正・社会保険対応	誤った計算や申告、ペナルティのリスク	法改正情報の遅れ、アナログな手続き運用
情報管理のミスリスク	個人情報漏洩、給与誤計算、社員とのトラブル	二重管理、マニュアル操作、セキュリティ対策不備

このように、従来型の人事労務管理には多くの非効率とリスクが存在し、また企業の成長や従業員数の増加に伴い、これらの課題はますます顕在化しやすくなっています。

3. 人事労務管理の効率化が企業にもたらすメリット

3.1 業務時間削減による生産性向上

従来の人事労務管理では、膨大な紙書類への記入や手作業による集計、手入力ミスの訂正など、多くの工数と時間が費やされていました。しかし、クラウド型のシステムや専用ソフトを活用することで、給与計算や勤怠管理、社会保険手続きなどのプロセスを自動化することが可能です。これにより、事務作業の工数を大幅に削減し、他の重要な経営課題や人材育成などの施策にリソースを振り分けることができるため、組織全体の生産性向上につながります。

従来業務	効率化後の変化	削減できる時間
勤怠入力の集計	自動集計・リアルタイム反映	月10時間以上
給与計算のチェック	自動計算と一括チェック機能	月5時間以上
社会保険手続き	データ自動連携による簡略化	年数十時間

3.2 働き方改革促進と人件費削減

人事労務管理業務の効率化により、管理部門だけでなく、現場従業員の負担も軽減されます。たとえば、有給申請や勤怠打刻などのプロセスがスマートフォンやパソコンから簡単に行えることで、手間や時間の無駄が省けます。また、残業管理や労働時間把握がリアルタイムで可視化されるため、長時間労働の是正や業務効率の改善が実現し、働き方改革推進にも繋がります。

加えて、業務自動化やシステムによる最適化により、これまで複数名で行っていた業務を少人数で対応可能になるため、人件費の圧縮も期待できます。管理部門の省力化が進むことで、経営資源の再配分や新たな業務創出にも貢献します。

3.3 コンプライアンス遵守とリスク低減

人事労務領域では、労働基準法や社会保険関連法令などの頻繁な法改正への対応が不可欠です。効率化のためのシステム導入により、最新の法改正情報が自動的に反映され、法令違反によるリスクや、誤った申告・管理ミスによるトラブルの発生を未然に防ぐ効果があります。

また、各種人事データや個人情報がクラウド上で安全に管理されることにより、情報漏洩リスクの低減や災害時のバックアップ対策など、セキュリティ面でも大きなメリットがあります。ガバナンス強化や社内監査・外部監査対応も迅速に行える体制が整います。

効率化前の主なリスク	効率化で得られる効果
法改正情報の見落としによる違反	自動アップデートで常に法令遵守
紙書類紛失・情報漏洩	データ暗号化・多重バックアップ
給与計算・社会保険手続きの人的エラー	自動化によるミス防止

4. クラウドサービスによる人事労務管理の最前線

4.1 クラウドサービスの基本的な仕組み

クラウドサービスは、従来のオンプレミス型システムとは異なり、インターネットを通じて必要な業務ソフトやデータにアクセスできる環境を提供します。これにより、人事労務担当者は場所や時間に縛られず、柔軟に業務を推進することが可能となります。例えば、社員情報、勤怠データ、給与計算結果などを安全にクラウド上で一元管理し、リアルタイムな共有や更新が行えます。また、クラウドサービスは自動バージョンアップにより最新法令へ迅速に対応できるのも大きな特長です。

4.2 クラウド勤怠管理・給与計算システムの機能紹介

人事労務の業務効率化に寄与するクラウド型システムは、多彩な機能を備えています。主な機能は、従業員の出退勤打刻や勤怠集計、労働時間管理、給与・賞与の自動計算、社会保険や年末調整の自動対応などです。また、web上での明細配布、マイナンバー管理、有給休暇管理、シフト作成なども効率的に行えます。

主な機能	具体的な効果
勤怠管理	紙やエクセル管理から脱却し、リアルタイム集計・不正防止を実現
給与計算自動化	複雑な控除計算や法改正対応が自動で反映
電子明細配布	給与明細のペーパーレス化、迅速で安全な配布
マイナンバー管理	厳格な情報管理と安全な取り扱い
年末調整対応	申告や計算業務を自動化、時間削減

4.3 セキュリティ・バックアップ体制について

クラウドサービスを利用する際に重要となるのが、情報セキュリティやデータバックアップ体制の確保です。信頼性の高いクラウドサービスは、通信データの暗号化（SSL対応）、多要素認証、アクセス権限の細分化、不正アクセス検知などを標準で備えています。また、24時間365日のデータバックアップや災害対策センターへの遠隔保管など、万一の場合にも迅速に復旧が可能な措置を取っています。

セキュリティ体制や運用ガイドラインについては、総務省「クラウドサービスの安全利用に関するガイドライン」なども参照されています。企業の人事労務情報は極めて機密性が高いため、サービス選定時にはセキュリティ基準や運用実績を十分に確認することが重要です。

5. 弥生給与でできる人事労務管理の自動化と効率化

5.1 弥生給与の主な機能と導入効果

弥生給与は、多様な人事労務管理業務を自動化・効率化するための豊富な機能を備えています。主な特徴として、給与計算・賞与計算の自動化、法令改正への迅速な対応、社会保険・雇用保険・労働保険の手続き支援、WEB給与明細の発行、年末調整の業務負担軽減が挙げられます。さらに、タイムカードやICカードなどのデータと勤怠管理の連動も可能です。これにより、人的ミスや転記ミスを削減し、作業時間の大幅な短縮を実現します。

効果的な活用によって、 従来は手作業で時間がかかっていた集計・確認作業の負担を削減し、正確なアウトプットを短期間で行うことが可能 となります。また、従業員数が増加した場合でも、負担増を最小限に抑えたオペレーションの実現に貢献します。

主な機能	導入による効果
給与計算・賞与計算の自動化	手間削減・計算ミスの防止
年末調整業務サポート	短時間での処理・法改正への柔軟な対応
社会保険・労働保険対応	必要書類の自動作成・提出業務の効率化
WEB給与明細・電子申請	ペーパーレス化・従業員への迅速な情報提供
マイナンバー管理機能	セキュアな管理・法令遵守
勤怠管理データ連携	転記作業の削減・集計業務の自動化

5.2 弥生給与と他クラウドサービスとの連携

弥生給与は、他のクラウド人事システムや勤怠管理サービスとのシームレスな連携機能が充実しています。たとえば、「弥生会計」「弥生販売」とのデータ連携により、経理処理や売上管理との一元管理が可能です。また、「KING OF TIME」「タッチオンタイム」などの勤怠管理クラウドともAPIで連携でき、出勤・退勤データを直接反映させることができます。

複数ツールの統合によってデータ入力やチェックの手間が大幅に減り、迅速かつ高精度な人事労務業務の実現が可能です。導入後は複数サービスのID・パスワード管理やデータ整合性にも配慮した設計となっていますので、労務担当者の負担を最小限に抑えます。

5.3 導入事例と実際の運用の流れ

実際に弥生給与を導入した企業では、従業員数の増加や人事制度の改変など環境の変化にも柔軟に対応しながら、労務管理業務を効率化しています。例えば、株式会社ABC（仮名、100名規模）は導入前、毎月約10時間かかっていた給与計算業務が2時間程度まで短縮しました。また、法改正や従業員側からの情報更新もリアルタイムに対応でき、業務の正確性とスピードを両立しています。

実運用では、はじめに従業員や賃金テーブルなど基本データを登録し、勤怠システムや申請システムとのAPI連携設定を行います。その後、毎月の勤怠データ取込～給与計算、WEB給与明細配信、社会保険・年末調整の申告書自動作成へと流れが統一され、労務担当者の業務分散やチェック作業も容易になります。

導入サポートと無料アップデートも充実しており、あらゆる規模・業種の企業で安全かつ安定的な人事労務管理のデジタル化が進められています。

6. 人事労務システム選定のポイントと比較

人事労務システムは、勤怠管理、給与計算、社会保険手続き、人事情報管理など多岐にわたる業務の効率化・自動化を実現できる強力なツールです。しかし、実際に自社に最適なシステムを選定したいと考えたとき、機能やコスト、サポート体制、他システムとの連携など多くの観点から慎重な比較が必要になります。ここでは、人事労務システム導入における最適な選定ポイントと、主要なクラウドサービスの比較結果を詳しく解説します。

6.1 自社に適したサービスの選び方

自社に合った人事労務システムを選定するためには、まず現状業務を正確に把握し、どの業務に手間や時間がかかっているかを整理することが重要です。その上で、以下の選定ポイントを総合的に比較・検討しましょう。

• 機能の網羅性（給与計算、勤怠管理、年末調整、マイナンバー管理、社会保険対応など）
• 使いやすさ（UI/UX、操作性、日本語対応）
• 会計・勤怠など他システムとの連携性
• データ管理の安全性・セキュリティ
• サポート体制の充実（電話・チャット・メール対応/平日・休日など）
• コスト（初期費用・月額費用・従量課金など）
• 導入実績・信頼性

現場の実務担当者から経営層までの意見を集約し、現状の課題に最もフィットしたシステムを選ぶことが成功の鍵です。

6.2 弥生給与と他社サービス（freee、マネーフォワードなど）との違い

人事労務管理のクラウドシステムは国産サービスを中心に日々進化しています。ここでは、中小企業に人気の主要サービスである「弥生給与」「freee人事労務」「マネーフォワードクラウド給与」を比較し、それぞれの特徴を分かりやすく解説します。

サービス名	特徴	主な機能	サポート	他システム連携	コスト
弥生給与	長年の実績と信頼、充実したサポート デスクトップ型に加えクラウド型もラインナップ	給与計算、賞与計算、年末調整、社会保険手続き、マイナンバー管理、Web明細	電話・メール・チャット、有人サポート、全国の販売パートナー網	弥生会計、弥生の各種業務ソフト、ほかAPI連携可	初期費用0円（クラウド版）、月額3,520円（税込）～　※2024年6月時点
freee人事労務	クラウド特化型、業務の自動化・ペーパーレス化に強み	勤怠管理、給与計算、Web明細、年末調整、社会保険申請電子化	チャット・メール中心、操作マニュアルも充実	会計freee、マイナポータル、他API連携多数	月額2,090円（税込）～　※従業員数等で変動
マネーフォワードクラウド給与	統合型プラットフォームでバックオフィス業務全体の最適化を推進	給与計算、賞与計算、社会保険、勤怠・経費精算、Web明細	メール・チャット、動画サポートもあり	会計・請求書・経費精算・マイナポータル等クラウドサービス連携	月額2,980円（税込）～　※利用規模により変動

いずれのサービスも法改正への迅速なアップデートや、ペーパーレス・テレワーク推進機能を充実させています。弥生給与はサポート体制や歴史ある実績、手厚い導入支援が魅力。一方、freeeやマネーフォワードはクラウドネイティブならではの自動化・連携性が高く、スタートアップや中小企業のデジタルトランスフォーメーション推進にも向いています。

選定に迷った場合は、専門機関による最新比較記事など、信頼できる第三者の比較情報を参考にすると、より納得したシステム選定が可能となります。

7. 人事労務の効率化を成功させる導入ステップ

7.1 現状分析と業務プロセス見直し

人事労務の効率化を図る第一歩は、自社の現状把握と業務プロセスの可視化です。これにより、非効率的な作業や属人化している業務を特定できます。具体的には、各業務のフローや担当者、使用中のソフト・システム、処理の手順、エラーが発生しやすいポイントを整理しましょう。現状分析の結果をもとに、手作業が多い工程や二重入力、紙ベースでの処理が残る部分を洗い出し、プロセスの再設計（BPR）を行うことが重要です。

7.2 従業員教育と社内定着化

新しい人事労務システムを導入する際は、操作方法や意義を社員全員が理解し、不安を解消するための教育が不可欠です。従業員向けマニュアルや操作研修、FAQ一覧の作成など、段階を踏んでサポート体制を設けます。また、総務担当だけでなく利用するすべての従業員に周知を行い、日常業務に定着させることが重要です。

教育施策	内容	推奨タイミング
集合・オンライン研修	システム操作の基礎・人事労務管理の重要性を解説	導入初期
マニュアル・ガイド配布	操作手順書やQ&A集の配布、電子ファイルで共有	導入時・随時
フォローアップ面談	習熟度や課題ヒアリング、質問対応	導入後

これらを実施することで、システムへの抵抗感や定着の遅れを防ぎます。また、定期的なフィードバックやアップデート情報の共有も効果的です。

7.3 クラウド移行時の注意点とサポート活用法

クラウドサービス導入時は、安全なデータ移行・セキュリティ対策・社内インフラの整備が求められます。各クラウドサービス事業者は導入支援・データ移行・ヘルプデスク等のサポート体制を用意しているため、積極的に活用しましょう。特に、既存データの取り扱いや過去情報の移行、アクセス権限の設定等で不安がある場合は専門スタッフに相談することが賢明です。

ステップ	主な対応事項	利用できるサポート例
データ移行	従来システム・紙からのデータ変換／整備	データコンバート支援／移行ツール提供
セキュリティ設定	アカウント権限・パスワード管理・IP制限	専門スタッフによる設定サポート
運用テスト	システムの試運転・並行稼働	スタートアップセミナー／電話・メール相談

加えて、導入初期は運用ルールの統一や間違いが起こらない仕組み作りも重要です。サポート窓口や活用事例、定期メンテナンス情報などが掲載された公式サイトを随時チェックし、社内で情報を共有しましょう。

8. まとめ

人事労務の管理業務は従来、紙ベースや手作業が主流であり、非効率性やミス、法改正対応など多くの課題を抱えていました。しかし、近年ではクラウドサービスの登場により、人事労務管理の業務効率は飛躍的に向上しています。その中でも、「弥生給与」をはじめとした国産クラウドサービスは、業務プロセスの自動化や、従業員の勤怠・給与管理、社会保険手続きの簡素化、法令対応のしやすさを高いレベルで実現しています。

管理業務の効率化を実現することで、企業は業務時間の大幅な削減や生産性の向上、人的ミスやコンプライアンス違反リスクの低減を図ることができます。また、働き方改革の推進や人件費削減にもつながり、中小企業においても業務負担の軽減や競争力強化に貢献するといえるでしょう。

クラウドサービスは、最新のセキュリティ対策や自動バックアップにより、情報漏洩やデータ喪失などのリスクも的確にコントロールできます。特に、「弥生給与」は直感的な操作性と高い法改正対応力、freeeやマネーフォワードといった他社サービスとのデータ連携など、多様なニーズに対応可能な機能を有しています。こうした特徴をもつサービスを自社の規模や業種、課題に合わせて選択することが、人事労務効率化の第一歩です。

効率化を成功させるためには、まず自社の現状業務を分析し最適なクラウドサービスを選定、従業員教育や社内定着化を推進することが重要です。また、クラウド移行時にはサポート体制の活用やセキュリティ対策も欠かせません。今後さらに加速する労働環境・法令の変化に備えるためにも、クラウドサービスの活用による人事労務管理の効率化は、すべての企業にとって大きなメリットをもたらすでしょう。